Evernote

Formål

Evernote er et kraftfuldt program til at tage alle mulige former for notater og ikke mindst til at kunne finde dem igen.

Du kan gemme billeder, webklip, indsætte påmindelser, importere fra Microsoft OneNote, formatere tekst, indsætte afkrydsningsfelter og meget, meget mere. Jeg beskriver de vigtigste funktioner. Firmaet bag Evernote har en hjemmeside med meget inspiration og support.

Du kan synkronisere med et ubegrænset antal enheder enheder i Plus-versionen, som er den, jeg skriver om. I den gratis version, kan du synkronisere med to enheder, som måske kan være tilstrækkeligt for mange.

Pris

Evernote fås i fire forskellige prisklasser. De viste priser er fra oktober 2017.

  1. Gratis
  2. Plus: 249,00 kr. pr. år
  3. Premium: 429,00 kr. pr. år
  4. Business: 720 kr. pr. år.

Her kan du se, hvad forskellen er på de forskellige prisklasser.

Hent og installer
  1. Programmet hentes her. Der vises en meddelelse om den fil, du henter. Tryk “Gem fil” og gem den på skrivebordet eller et andet sted, hvor du let kan finde den igen. Filen hedder i skrivende stund “Evernote_6.7.5.5825.exe”.
  2. Dobbeltklik på exefilen. Næste besked er: “Vil du tillade, at denne app, som er fra en ukendt udgiver, foretager ændringer på din enhed?”. Klik “Ja”.
  3. Accepter licensaftalen. Klik “Install”. Det er desværre et af de programmer, der ikke lader dig selv bestemme på hvilket drev, det skal gemmes. Det vælger selv C-drevet.
  4. Klik “Finish”.
Login

Det første billede på PC’en er vist herunder. Du opretter en gratis konto oppe i øverste højre hjørne. Du kan også logge ind med din Google-konto, eller du kan i nederste højre hjørne angive, at du allerede har en bruger.

For at synkroniseringen skal give mening, skal du også hente programmet til mobiltelefonen og/eller tabletten. Det ligger både i App Store og i Google Play.

Du kan arbejde med programmet direkte på PC’en, via browser på PC, telefon eller tablet, hvor det kaldes Evernote Web, eller du kan bruge appen på telefon/tablet. Alle billeder stammer fra browserudgaven. Bruger du desktopudgaven ser skærmbillederne en del anderledes ud, men der er mere forklaring, som måske gør den udgave lettere at bruge i starten.

Basisfunktioner

Billedet herunder viser en del af programmets mange muligheder. Jeg gennemgår dem alle i det følgende. Programmet er komplekst og har mange muligheder på meget lidt plads; det er grunden til, at der er en del billeder med meget information.

 

Ny note

Ny note giver sig selv. Når du trykker på plustegnet, kommer du til en stort set blank side/note. Det er angivet, hvor overskriften skal placeres vha. teksten “Giv din note en overskrift”. Under overskriften skriver du din tekst eller trækker fx en billed- eller tekstfil ind i noten. Værktøjslinjen i toppen giver mange muligheder for formatering.

Laver du fx en liste over opgaver, kan afkrydsningsfeltet være nyttigt. Når opgaven er løst, kan du sætte et flueben.

Hvis du vil have en påmindelse om kommende opgaver, klikker du på vækkeuret. Vha knappen “Giv mig besked” kan du indtaste dato og tid for hvornår, du vil have et advis. Noter med påmindelser vises næsten øverst i venstre side af skærmbilledet under denne overskrift.

Bruger du Mozilla Thunderbird og har du installeret Lightning, der er en kalender- og opgavestyring i form af en tilføjelse, vil du få en mail fra “no-reply@evernote.com” om, at der er en opgave, der forfalder den pågældende dag. Det kan være en god idé at tilføje mailadressen til dine kontakter for at reducere risikoen for, at mails fra Evernote går i spamfilteret. Funktionen, med at få tilsendt en mail, findes sikkert også i andre kalenderprogrammer.

Hvis du klikker på stjernen, skaber du en genvej, så noten placeres ude på forsiden. Det lille “i” viser information om noten. Vil du alligevel ikke have noten, klikker du skraldespanden. De tre prikker giver mulighed for at kopiere det interne link til noten.

Notesbogsstakke

Stakke er en måde at organisere relaterede notesbøger. De kan kun ses af dig, og de kan ikke deles med andre.

  1. Opret en stak: Sørg først for at udvide “Notesbøger” i sidepanelet, så du kan se de underliggende notesbøger.
  2. Træk en notesbog oven i en anden notesbog. Evernote danner straks en stak med navnet “Notesbogsstak”. Du kan ændre navnet på stakken vha. af højreklik eller F2 og vælge omdøb.

Hvis du vil slette stakken, højreklikker du på selve stakken – ikke på notesbøgerne inde i stakken.

Ny mødenote:

Du kan oprette mødenoter, som du overfører til din Google Kalender. Alle, du deler kalenderen med, kan straks se, hvad I fx skal drøfte på et møde, hvor det holdes osv. Hvis du opretter forbindelse til Google Kalender, får du de samme metadata, som er beskrevet i næste afsnit.

Du kan også oprette en blank mødenote, som i parentes bemærket ikke er blank. Den har tværtimod en række nyttige metadata, som du kan bruge som en skabelon for ethvert møde. Det drejer sig om: Dato, tid, placering, deltagere, beskrivelse, noter samt begyndelsen på en liste over næste trin i processen/projektet.

Luppen

Luppen rummer en fin søgefunktion.

Chatfunktion

Under luppen findes en chatfunktion. Vil du oprette en ny chat, klikker du på det lille ikon, som pilen peger på. Modtageren identificeres ved hjælp af e-mail-adressen. Evernote beder om lov til at bruge dine kontaktpersoner, hvilket er nyttigt.

Opret genvej

Opret genvej er en mulighed for at lave genveje til noter, notesbøger, notesbogsstakke, mærker eller gemte søgninger. Hver gang du befinder dig i en af disse muligheder, kan du stjernemarkere dem. Når du efterfølgende vil have hurtig adgang til de stjernemarkerede emner, bruger du stjernen i sidepanelet.

Vis alle noter

Vis alle noter fra alle notesbøger i notelisten i venstre side.

Notesbøger

Alle noterne befinder sig i notesbøger, hvilket gør det let at finde det, du har brug for. Du kan betragte notesbøgerne som en kategori. Som standard bruger Evernote den notesbog, der blev oprettet, da du loggede ind første gang. Hos mig hed den “Min første notesbog”.

Hvis du vil oprette en ny notesbog eller ændre den notesbog, der bruges som standard, skal du gå ind i en note og placere cursoren på overskriften, som hos mig er grøn. Lige over overskriften ses navnet på notesbogen med ret lille skrift. Klik på den lille pil til højre for navnet. Du kan nu vælge en anden notesbog eller oprette en ny. Evernote viser med et grønt ikon, hvilken der er standard.

Standardnotesbogen kan også ændres vha. Værktøjer > Indstillinger > Generelt.

Du kan omdøbe en notesbog ved at højreklikke på den eller bruge genvejen F2 på tastaturet.

Mærker:

Mærker svarer til det, der i andre programmer kaldes tags, labels eller etiketter. Mærker er især hensigtsmæssige, når noter om samme emne ligger i flere notesbøger – de bevirker, at du kan søge på tværs af notesbøgerne.

På samme måde som med notesbøgerne, skal du gå ind i en note, placere cursoren i overskriften. Mærker findes til højre for notesbøger. Dobbeltklik på den lille pil for at tilføje et mærke. Du skriver dets navn i den lille boks, der kommer frem. Du kan herefter gå over i sidepanelet og se dit mærke der.

Webklipper

Webklipper træder i stedet for bogmærker. Dette link fører til en side, hvor du kan hente udvidelsen til netop din browser. Tryk på “Hent webclipper til [din browser]”.

Når udvidelsen er installeret, er det sandsynligt, at browseren skal genstartes, hvis du ikke har den lille elefant næsten helt ud til højre i skærmbilledet som vist på billedet. Du kan evt. også nøjes med at genopfriske skærmbilledet. Når du holder musen over elefanten vises “Klip til Evernote”. Da det er en udvidelse til selve browseren, vil elefanten blive vist på alle websteder.

Lav et webklip
  1. Klik på elefanten
  2. Der vises en sort dialogboks, hvor du skal vælge den type klip, du vil lave. Der er mulighed for:
    • Artikel
    • Forenklet artikel
    • Hel side
    • Bogmærke og
    • Skærmbillede
  3. Under disse muligheder har du “Organiser”, hvor du kan tage stilling til hvilken notesbog, klippet skal placeres i.
  4. Inden du gemmer vises en række muligheder i sektionen “Annoter”, hvilket betyder: “forsyne med kommentarer eller noter“. Billedet herunder viser nogle af mulighederne.
  5. Når du har foretaget dine valg, klikker du på “Gem”.
  6. Når klippet er gemt, vises en grøn knap, der giver dig mulighed for at dele klippet.
  7. Gå tilbage til din hovedside og vælg Notesbøger i sidepanelet for at kontrollere, at klippet findes i den valgte notesbog.
  8. Dette lille filmklip (mest engelsk) viser på et minut, hvordan værktøjet kan bruges.

Mulige problemer med webklipper – samt løsninger

Nogle brugere har oplevet, at webklipper drillede. Herunder finder du forslag til løsninger:

  1. Hvis der er problemer med kun to instanser/enheder, som er det maksimale antal, der kan synkroniseres med i den gratis udgave:
    • Hvis du ikke installerer programmet på din PC, men alene bruger Evernote Web i din browser på PC’en, tæller denne ikke med.
    • Det vil sige: Du kan have Evernote Web kørende på PC’en samtidig med, at du synkroniserer med fx en mobiltelefon og en tablet.
    • Hvis du har fået tilføjet “for mange” enheder, og du gerne vil ned på de to, gør du følgende:
      1. Klik nederst i sidepanelet for at komme til din konto.
      2. Vælg Indstillinger.
      3. Vælg Applikationer
      4. Her kan du tilbagekalde den eller de enheder, som Evernote ikke længere skal være en del af.
  2. Du skal formentlig føje Evernote til browserens undtagelser. Det gør du således, hvis det er i Mozilla Firefox:
    • Klik på de tre streger helt yderst til højre i browseren. Det åbner en menu.
    • Vælg indstillinger
    • Vælg sikkerhed
    • Vælg undtagelser
    • Tilføj “https://evernote.com” (uden anførselstegn) til browserens undtagelser. Du har på denne måde givet Evernote tilladelse til at tilføje tilladelser til din browser.
  3. Som det sidste skal du sikre dig, at CCleaner og andre “oprydningsprogrammer” ikke fjerner Evernotes cookies mv. Det gør du således i CCleaner:
    • Vælg den blå pensel
    • Vælg fanebladet Applications
    • Rul ned til du har Applications
    • Tjek at der ikke er vinge ved Evernote. På den måde renser CCleaner ikke angivelser vedrørende Evernote.
    • Gå til Tools (den blå skiftenøgle).
    • Vælg Browser Plug-ins.
    • Tjek at der står “Yes” udfor Evernote Extension.
Evernote Desktop – version på PC

Supplerende noter: I dette afsnit finder du en beskrivelse af nogle af de mange udvidede muligheder i den version, du evt. har på din PC. Beskrivelsen følger i videst mulige omfang menulinjen i toppen, som er vist herunder i det omfang, emnerne ikke allerede er beskrevet i de foregående afsnit om Evernote Web:

Menupunktet Filer

“Ny”: Her gemmer alle de sædvanlige funktioner sig: Ny note, ny chat, ny notesbog mv.  Du skal bemærke, at der ikke findes noget, der hedder “Gem” og “Gem som”. Det skyldes, at Evernote gemmer kontinuerligt og helt af sig selv.

“Importer”: Her kan man importere fra OneNote og filer, der er dannet af Evernote. Sidstnævnte er næppe så interessant.

“Eksporter”: Hvis du har en note aktiv på skærmen, bliver menupunktet Eksporter også aktivt. Vælger du funktionen, får du fire muligheder for eksport. Den vigtigste er den markerede “Eksporter som en enkelt HTML-hjemmeside (.html).

HTML står for HyperText Markup Language. HTML er det grundlæggende sprog på internettet til at lave hjemmesider. Funktionen er rigtig god, hvis du har en hjemmeside.

Bemærk knappen “Valgmuligheder”, som gemmer på muligheder for at medtage fx forfatter, mærker, oprettelsesdato, og opdateringsdato i eksporten. Klik på eksport, vælg filnavn og gem. HTML-filen får som standard notetitlen (altså overskriften) som filnavn. Det kan du naturligvis selv ændre, idet du gemmer  filen. Hvis du har mellemrum i din notetitel fx “Test til guide”, bør du erstatte mellemrummene med underscore således: “Test_til_guide” for at sikre, at alle browsere kan vise filen.

“Vedhæft filer”: Det siger sådan set sig selv, at du her kan vedhæfte alle filtyper, men du skal formentlig selv tilføje billedfiler i Værktøjer > Indstillinger; se sidste afsnit om Indstillinger > Note.

I eksemplet til højre har jeg både brugt nogle af valgmulighederne (oprettet og opdateret) og jeg har vedhæftet en Excelfil. Billedet er en visning fra min hjemmeside. Dobbeltklikker du på din fil på hjemmesiden, får du de sædvanlige muligheder for at åbne filen og for at gemme den.

Automatiske undermapper

Både når du vedhæfter en fil, og hvis du har en gøremålsliste med de små afkrydsningsfelter, hvor du kan “hakke af” (også kaldet en To-do-liste), danner Evernote automatisk nogle undermapper.  Min fil hedder fx “Test_til_guide.html”, og på den baggrund opretter programmet en undermappe kaldet “Test_til_guide_files”. Mappen består af de filer, der skal vises på forsiden.

I mit eksempel ligger der tre små billedfiler fra to-do-listen, Excelarket med omkostningerne og billedet af Excels ikon. Hvis du opdaterer noten i Evernote og vil eksportere den til din hjemmeside igen, skal du – for fx at få de små bokse vist rigtigt igen – slette den lokale undermappe på din PC ved navn “Test_til_guide_files”, og du skal også slette mappen på dit webhotel/hjemmeside, så der kan dannes nye opdaterede undermapper.

Menupunktet Rediger

Punktet er ikke så interessant og funktionerne har navne, så det er let at se, hvad de gør.

Der er dog et interessant punkt, og det er “Indsæt og match stil”. Det skal forstås således: Når du fx har kopieret en tekst, der er formateret med fed skrift, og du vil sætte den ind et sted, der ikke har nogen formatering, vælger du dette menupunkt for at få destinationens formatering. Med andre ord: teksten er ikke længere fed.

Menupunktet Vis

Punktet rummer mange muligheder for at skjule og vise funktioner, så som paneler, mærker, notepanel osv. Det mest interessante er “Hurtig søgning” som virkelig er hurtig. En anden spændende funktion er “Work chat”, som jeg dog ikke har testet. Du chatter vha. e-mail-adresserne og kan samtidig dele dit arbejde med den anden (se også næste punkt)

Menupunktet Note

Her finder du “Del”, der er rigtig god, når du vil dele dit arbejde med en ven eller du fx vil dele det på de sociale medier. Der er af gode grunde knyttet en række sikkerhedsforanstaltninger til funktionerne. Billedet herunder viser de forskellige muligheder.

Øverst til venstre min overskrift, det samme som notens titel. Herunder e-mail-adresser på dem du vil dele med. Deres tilladelser findes til højre. Skriv evt. en besked i det store felt. Ved det første blå ikon kan du få vist et link, som du kan sende til en ven – men du skal være opmærksom på, at alle, der har linket, kan se dine noter. Under “Modify notebook permissions” skaber du et offentligt tilgængeligt link til dine noter. Funktionen skal nok bruges med varsomhed. Nederst til venstre har du “Mere deling”, hvor du kan kopiere links, sende en kopi og udgive på Facebook, Twitter og LinkedIn.

Menupunktet Formatering

Øverst finder du skrifttype, afsnit og typografi – dvs. alle de måder, hvorpå sin tekst skal se ud. Det adskiller sig ikke fra Word, Excel mv.

Det er også her, du finder “Indsæt tabel”, der er en nyttig funktion til fx at skabe overblik over din tekst. Når du klikker på punktet, får du en lille boks, hvor du kan beslutte dig for antal rækker og kolonner. Når tabellen først er oprettet, kan du ombestemme dig og tilføje rækker og kolonner ved at klikke på de små grønne ikoner, der vises, når du holder musen over en af gitterlinjerne.

Du kan øge din tabels læsbarhed ved fx at give hver anden række en anden farve. For at gøre dette, skal du markere hele rækken, og dernæst klikke på det lille ikon. Der vises nu en palet, hvor du kan vælge farverne.

Paletten rummer mere end farver. Du kan fx også tilpasse cellebredden til indholdet, flette celler, slette rækker og kolonner. Sidstnævnte kan også opnås ved at højreklikke ind i selve tabellen; på denne måde får du også teksterne på dansk.

Det sidste, der er værd at nævne under dette menupunkt, er “Simplificer formatering”. Punktet er godt, hvis du fx har givet rækkerne i en tabel forskellige farver, og du så fortryder. Klik på punktet fjerner farverne, så du evt. kan begynde forfra med en anden farve.

Menupunktet Værktøjer

Det vigtigste herunder er Indstillinger, der rummer mange spændende oplysninger og muligheder.

Jeg gennemgår kun de indstillinger, jeg tror, er relevante for de fleste brugere.

Under Generelt kan du vælge at:

  • Evernote skal starte sammen med Windows.
  • Bruge kontakter fra Outlook i Work Chat
  • Ændre på standardnotesbogen
  • Se hvor/ændre hvor Evernote gemmer de lokale filer. Hos mig ser det fx sådan ud: C:\Users\HBS\Evernote. Og en af de interessante ting, på den adresse, er ordbogen, der rummer de ord, du selv har tilføjet. Det er godt, hvis du har tilføjet et forkert stavet ord.

Navigation: allernederst kan du vælge at få genvejene vist som en separat værktøjslinje. Den kan være god at slå til, da der så bliver mindre “rodet” i sidepanelet.

Note: Her kan du vælge at:

  • Ændre standard skrifttype og -størrelse
  • Tillade PDF-filer og billedfiler som vedhæftninger. De er ikke slået til som standard.

Påmindelser: En uhyre nyttig funktion er, at du kan få Evernote til at sende dig en e-mail, når der er en påmindelse. Det ser ud til, at funktionen er sat til som standard, men det er måske en god idé at kontrollere det?

Udskrift: Alle indstillinger vedrørende dine udskrifter. Der er blandt andet mulighed for at vælge attributter som vist til højre.

Andre funktioner

I dette afsnit beskriver jeg funktioner, der er meget nyttige, men som af en eller anden grund ikke findes i menuerne.

Gør en e-mail til en note

Det vil ofte være praktisk at gøre en e-mail til en note for på dene måde at samle alt materialet til et projekt på ét sted.

Da du oprettede din konto, fik du en unik mailadresse. Den (gen) finder du her: https://www.evernote.com/Settings.action. Adressen kan fx se sådan ud: username.5199b42@m.evernote.com. Åbn en mail, videre send den til din unikke mailadresse. Det bevirker, at mailen sendes til din standardnotesbog, og at noten får den overskrift, der er i mailen, du videresender.

Hvis du med det samme vil placere mailen i en bestemt notesbog,tilføjer du i emnefeltet @navnet på notesbogen. Det kan fx se sådan ud: “Fwd: Re: Bogprojekt – med brugernavn og password @bogprojekt”.

På denne side beskrives (på engelsk) mange flere muligheder for at koble e-mails og noter sammen.


Hanne B. Stegemüller, 9. oktober 2017